Методические основы применения трекера задач

Информация, используемая в процессе принятия управленческих решений, обладает следующими ключевыми свойствами, обусловленными участием человека в ее создании:

  • противоречивость;
  • недостоверность.

Задачей специалистов, занимающихся обработкой информации, является повышение достоверности и снижение противоречивости до уровня, определяемого целями ее последующего использования (до определенного уровня качества).

Уровень качества информации зависит от времени на ее подготовку – чем выше требуемый уровень качества информации, тем больше времени на ее подготовку, и наоборот.

В процессе подготовке информации действует общее правило 20 на 80 – повышение качества информации на 80% получается в результате реализации 20% задач, связанных с ее обработкой.

Все задачи по обработке информации никогда и ни при каких условиях не могут быть решены на 100%. Рациональным подходом является решение тех задач, которые обеспечивают максимально возможный уровня качества, достижимый за определенный промежуток времени.

Альтернативным способом выбора задач, которые требуется решать в первую очередь, можно назвать «режим вытесняющей многозадачности», когда в первую очередь решаются те задачи, о которых чаще и интенсивнее напоминают постановщики этих задач.

Ключевой функцией в процессе обработки информации является управление приоритетностью и последовательностью реализации отдельных задач.

При подготовке информации самостоятельно одним специалистом уровень качества информации на 100% определяется его профессиональным уровнем. При обработке информации коллективом из нескольких сотрудников уровень качества начинает зависеть от эффективности взаимодействия между отдельными специалистами, и чем больше их число, тем больше влияние уровня эффективности взаимодействия на уровень качества информации.

Эффективность взаимодействия определяется уровнем взаимопонимания между отдельными специалистами. При этом письменная форма является наиболее эффективным способом обеспечения такого взаимопонимания – «лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать».

Решение совместных задач в рамках организационного взаимодействия является по сути микро-сделкой, оформляемой в письменной форме договором в виде задачи в трекере. При этом согласно статье 431 «Толкование договора» Гражданского кодекса РФ:

«При толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Буквальное значение условия договора в случае его неясности устанавливается путем сопоставления с другими условиями и смыслом договора в целом.

Если правила, содержащиеся в части первой настоящей статьи, не позволяют определить содержание договора, должна быть выяснена действительная общая воля сторон с учетом цели договора. При этом принимаются во внимание все соответствующие обстоятельства, включая предшествующие договору переговоры и переписку, практику, установившуюся во взаимных отношениях сторон, обычаи, последующее поведение сторон».

При постановке задачи в трекере ответственность за качественную формулировку лежит на той стороне сделки, которая заинтересована в конечном результате реализации сделки. В этой связи чем менее конкретно сформулирована задача в трекере (текст договора допускает различные толкования его отдельных положений), чем выше риск неисполнения либо неточного исполнения сторонами своих обязательств по сделке.

С другой стороны, задача в трекере (предмет договора) в может быть осознанно сформулирована расплывчато. Но при этом постановка задачи (договор) должна предусматривать этап проведения предварительного аудита с целью уточнения объема работ и затрат на их исполнение. Таким образом, сформулированная в общих чертах задача в трекере может быть принята к исполнению, но при этом постановщик задачи должен понимать, что исполнителю потребуется определенное время на уточнение условий задачи.

Учитывая, что рабочее время исполнителя имеет жестко ограниченный лимит, нечетко сформулированная задача означает, что время на уточнения такой задачи будет выделено за счет приостановки решения других задач.

Основными требованиями по оформлению задач в трекере являются:

  • необходимо четко формулировать действие, которое должно быть выполнено;
  • привести количественные критерии наличия ошибки и результата ее исправления;

Основными требованиями по управлению процессом постановки задач и контролем за ходом их решения:

  • понимание количественных показателей управленческих задач, для которых требуется обработка информации;
  • понимание критериев достаточности уровня качества информации и располагаемых сроков для ее подготовки;
  • умение определять приоритетность решения отдельных задач с точки зрения влияние на уровень качества информации;
  • умение выявлять проблемы в ходе реализации задач.

Небольшие задачи целесообразно объединять в рамках более крупной задачи. Для таких крупных задач можно устанавливать и контролировать срок исполнения. Крупная задача, состоящая из нескольких мелких, будет считаться завершенной, если завершены все входящие в нее мелкие задачи. При этом мелкие задачи могут выполняться в произвольном порядке в пределах установленного срока для общей задачи.

При постановке задач необходимо учитывать, что при переключении между задачами, не связанными между собой, человеческий мозг работает вхолостую до 40% своего рабочего времени. По этой причине рекомендуется группировать однородные задачи, которые должны быть решены к одной дате, а разнородные разносить по времени, либо давать исполнителям право самостоятельно определять порядок выполнения задач в течение заданного промежутка времени.

 

Добавить комментарий